Formulare und Anträge, bei denen auch die klügsten Köpfe gerne mal verzweifeln. Wer hat sie nicht schon durchgestanden: die endlosen Wartezeiten im Amt, das Rätselraten über Fachbegriffe, das Ausfüllen von Formularen, deren Fragen man nach drei Durchgängen immer noch nicht versteht. Ein Abbau der Bürokratie geht oft Hand in Hand mit Maßnahmen der Barrierefreiheit – und das ist kein Zufall. Denn beide verfolgen dasselbe Ziel: Verwaltungsprozesse so einfach und zugänglich wie möglich zu gestalten. Für alle.
Es fängt schon bei der Sprache an
Manche Begrifflichkeiten sind so allgemeingültig, dass sie schon wieder unverständlich sind. „Antragsteller:in im Sinne des § 2 Absatz 3″ – Sätze wie diese lassen viele Menschen ins Leere starren. Dabei ist Verständlichkeit keine Nice-to-have-Beigabe, sondern die Grundvoraussetzung dafür, dass ein Antrag überhaupt ausgefüllt werden kann.
Wie wäre es da mit bürgernaher Sprache? Sie wurde speziell für den Verwaltungskontext entwickelt und soll allen Bürger:innen den Zugang zu Informationen in diesem Bereich erleichtern. Kurze Sätze, geläufige Wörter, klare Strukturen – und auf einmal weiß man tatsächlich, was von einem erwartet wird. Das ist keine Simplifizierung, sondern Respekt gegenüber den Menschen, für die die Verwaltung da ist.
Der Effekt ist messbar: Wer Anträge und Bescheide in verständlicher Sprache formuliert, reduziert Rückfragen, vermeidet Fehler beim Ausfüllen und entlastet damit nicht zuletzt die Verwaltung selbst. Jede Rückfrage, die nicht gestellt werden muss, ist ein Telefonat gespart, ein Vorgang schneller abgeschlossen, ein Termin frei für dringendere Fälle. Verständliche Sprache ist also nicht nur bequem – sie ist effizient.
Und noch etwas wird oft übersehen: bürgernahe Sprache ist selbst eine Maßnahme der Barrierefreiheit. Für Menschen mit Lernschwierigkeiten, Leseschwäche oder geringen Deutschkenntnissen ist sie der Schlüssel zur Teilhabe. Wer Sprache nicht versteht, ist ausgeschlossen – und das betrifft nicht nur eine kleine Zielgruppe, sondern zeitweise uns alle.
Und dann: digitale Barrierefreiheit
Sprache ist nur der erste Schritt. Der zweite findet online statt. Immer mehr Verwaltungsleistungen werden digital angeboten – und genau deshalb muss auch die Digitalisierung barrierefrei sein.
Dazu gehört zum Beispiel die Bereitstellung barrierefreier Informationen auf Webseiten. Hier muss folglich die Webseite an sich barrierefrei gestaltet sein, also zum Beispiel mit der Tastatur bedienbar oder für Screenreader optimiert sein, so wie es die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) fordern. Diese international etablierten Richtlinien beschreiben, was eine digitale Oberfläche erfüllen muss: ausreichende Kontraste, nachvollziehbare Navigationsstrukturen, Alternativtexte für Bilder und vieles mehr. Wer eine Website nach WCAG-Standards gestaltet, schafft damit übrigens eine bessere Nutzererfahrung für alle – nicht nur für Menschen mit Behinderung.
Darüber hinaus müssen Dokumente, die online bereitgestellt werden, barrierefrei gestaltet sein. Das beginnt bei der Struktur eines PDFs: Überschriften, die als solche markiert sind, Formularfelder, die mit der Tastatur erreichbar sind, Text, der von Screenreadern vorgelesen werden kann – und nicht eingescannte Bilddateien, deren Inhalt für assistive Technologien unsichtbar bleibt.
Ein großer Schritt wären Anträge im PDF-Format, die man am PC ausfüllen kann – wozu noch ausdrucken, unterschreiben, einscannen, hochladen? Genau an dieser Stelle wird besonders deutlich, wie Barrierefreiheit und Bürokratieabbau ineinandergreifen: Das digital ausfüllbare Formular spart allen Menschen Zeit und Papier – und ermöglicht zugleich jenen den eigenständigen Zugang zur Verwaltung, für die die Benutzung von Drucker oder Scanner eine Hürde darstellt. Was für die eine Gruppe eine bequeme Beschleunigung ist, ist für die andere Gruppe die Voraussetzung für Teilhabe überhaupt.
Barrierefreiheit ist dabei auch rechtlich verbindlich: Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) setzt seit Juni 2025 klare Anforderungen an digitale Angebote von Behörden und Unternehmen. Wer jetzt handelt, vermeidet nicht nur rechtliche Risiken, sondern gestaltet Prozesse, die langfristig funktionieren.
Zwei Ziele, ein gemeinsamer Weg
Ein umfassender Bürokratieabbau beinhaltet also auch die Umsetzung von Maßnahmen der Barrierefreiheit. Durch die Verwendung einer verständlicheren Sprache können zum Beispiel Rückfragen und potenzielle Fehler beim Ausfüllen von Anträgen minimiert werden. Barrierefreie Websites und Dokumente sorgen dafür, dass digitale Services tatsächlich von allen genutzt werden können – nicht nur von denen, die zufällig über die passende Ausstattung, das passende Know-how und keine körperlichen Einschränkungen verfügen.
Wenn die Digitalisierung hoffentlich schnell voranschreitet, soll sie auch für alle Menschen handhabbar sein. Eine Verwaltung, die nur für die schnellen, digital-versierten, gesunden Nutzer:innen funktioniert, ist keine vollständige Verwaltung. Bürokratieabbau und Barrierefreiheit haben somit in den verschiedensten Bereichen dasselbe Ziel: Hindernisse abbauen – egal, ob diese aus Papier, aus Sprache oder aus Code bestehen.
Es lohnt sich also, beide Themen nicht getrennt zu denken, sondern gemeinsam anzupacken. Denn jede Hürde, die für eine Person fällt, fällt für alle. Und eine Verwaltung, die einfach zu bedienen ist, ist am Ende genau das, was sie sein soll: ein Service für alle Bürger:innen.